2006年 イントラネット・ベスト10
今年はマルチメディア、eラーニング、社内ブログ、モバイルアクセスの増加がみられた。また入選した企業は、デザインの統一性を保つように呼びかけるために、コンテンツ提供者の教育に重点を置いていた。
2006 年度のイントラネットベスト 10 は：
- Allianz Australia Insurance（オーストラリア）
- ALTANA Pharma AG（ドイツ）
- Bank of Ireland Group（アイルランド）
- Capital One（アメリカ）
- IBM（アメリカ）
- Merrill Lynch（アメリカ）
- METRO Group（ドイツ）
- O2（イギリス）
- Staples（アメリカ）
- Vodafone（イギリス）
今年は、初めて入選者の大部分をアメリカ以外の国の企業が占め、全世界でよいイントラネットが増え続けていることを印象づけた。実際、よいイントラネットデザインのグローバル化は、この入選者のリストが物語るよりも進行している。入選した企業の多くは国際性が高く、プロジェクトチームは複数の国で活動している。たとえば Vodafone のイントラネット・テクノロジーはドイツで管理され、開発はカリフォルニア、スペイン、イタリア、エジプトで行われている。
今年の入選者たちは、全て大企業で、平均従業員数は 8 万人だ。前回までは、例外なく従業員数が数百人規模の会社が 1 社は入選していたが、今年度の一番小規模な企業は 3 千人だ。やっとイントラネットの品質を大企業たちが重要視しはじめ、彼らが勝る実質的リソースが、比較的規模が小さい企業の入選を困難にしているのかもしれない。しかし、そのようなトレンドがあるということを断言するには、1 度の結果だけでは不十分だ。
どちらにせよ、小さい組織にはそれほど多くの機能を実装するにはリソースが不足しているかもしれないが、大企業のデザイン開発から学んだ教訓の多くを利用することはできる。
過去にみられたトレンドの 1 つに、金融企業の突出があった。今年度、金融企業が入選者の中で占める割合は 40 ％で、製造業は継続的に目立たない。このトレンドは、金融企業にユーザビリティとホワイト・カラー従業員の生産性を重要視する伝統があるのに対して、製造業は歴史的に物理的なことに重点を置くため、画面内での体験をデザインすることに対して、比較的経験が浅いのが要因である可能性がある。
継続的なトレンド
過去にみられた、イントラネット内の隅々まで一定のルック・アンド・フィールを保とうとする統制の傾向は、さらに強くなっている。ほとんど全ての入選者たちが、能動的なプログラムを使って、テンプレートやデザイン標準の利用を徹底させようとしている。
いくつかの入選者は、コンテンツ提供者用のトレーニングを特別に設け、デザインテンプレートの正しい使用方法や、最適化されたイントラネットページの作り方を教えている。テンプレートは結局のところ、ユーザにスタイルやレイアウトを押しつけることになる。そのため、制作者たちにはテンプレートを正しく使うトレーニングが必要で、それがゆくゆくはイントラネットデザインの統一性を保つことになる。
この目的のために、Bank of Ireland はさらにイントラネットのコンテンツ作成者用に、使える技を検索できる、大きなナレッジベースを提供している。このようなトレーニングサポートが、統一性のあるイントラネットデザインを達成するには必要だ。規則やデザイン標準を押しつけるだけでは不十分。それを教えることも必要なのだ。
企業の組織構造ではなく、タスクをベースにした情報アーキテクチュアも、継続的にみられたトレンドだ。
ナビゲーションシステムも、よいグローバルナビゲーションと局地的ナビゲーションを備えて、完成されてきた。一般的にナビゲーションはページの左カラムに設けられ、ツール的な機能はページ上部に横に並べて表示されている。これは典型的なイントラネット・ホームページに似たレイアウトであることが多い。また、入選したイントラネットの多くは、パンくずを使って、今日のイントラネットにみられる、広大な情報空間の中で迷子にならないよう、ユーザを手助けしている。
オフィスの中で働かない従業員がイントラネットをみるためにキオスクを利用するのも、入選者たちにみられる以前からのトレンドだ。Staples はさらに、販売促進に役立てられる情報領域だけに制限されたイントラネットを店員が買い物客にみせられるよう、キオスクを店舗内に設置している。逆に Bank of Ireland のイントラネットは、一般のインターネット回線から隔離された端末を使う支店従業員たちのために、いくつか選ばれたウェブコンテンツをイントラネット内で提供している。
テクノロジーの多様性
過去にもみられたように、驚くほど多様なテクノロジーがイントラネットを構築するために使われている。入選した 10 社が使っていた製品の合計は 54 にも上る。明らかに、1、2社の有力ソフトウェア供給会社が、必要なもの全てを供給しているような、地盤が固まったマーケットにはほど遠い。イントラネットチームは、複数ベンダーが提供する複数製品の必要なところを組み合わせて、独自にソリューションを構築しなくてはいけない。実のところ、入選者の 40 ％は独自のコンテンツ管理システム（ CMS ）をカスタムメークしなくてはいけなかった。
今年度の最も使われていた製品は、Apache、Autonomy、BEA Portal、EMC Documentum、IBM WebSphere、J2EE、Lotus Domino と Lotus Notes、検索エンジン Lucene、Microsoft SQL、Oracle データベース、Verity、そして様々なバージョンの Windows サーバーだった。
マルチメディア
今年の入選者たちのほとんどが、企業ネットワークでは一般的な広帯域を活かして、注目すべきビデオの活用を行っている。Vodafone はたぶん最も大がかりなビデオの活用を行っている。彼らは、Vodafone テレビという領域で、世界中にいる特派員からのビデオをフィーチャーしている。
イントラネットでのお粗末なビデオの利用は、能率を著しく下げてしまう。たとえば、ユーザの期待値を正しく設定して、彼らが本当にみたいビデオだけをクリックするようにすることが重要になる。Merrill Lynch はビデオにリンクするのに、とても効果的なゲートウェイページを利用している。そこにはビデオの中のことを簡潔に説明した要約と、フィーチャーされている人の情報が載っている。そのようなページを作成するのに必要な時間は、何千という従業員が節約できるそれと比べれば、取るに足らない時間だ。
マルチメディアは、ビデオである必要はない。もっと簡単なメディアにも、その役割がある。たとえば IBM の従業員ディレクトリには、人の名前の発音方法を聞くことができる音声ファイルがある。多国籍企業では、とても重宝される機能だ。
イントラネットでのウェブトレンド
ビデオ利用の増加に加え、一般的なウェブトレンドがイントラネット領域へ入り込み始めているのもみられるようになってきた。ほとんどの従業員たちがウェブサイトをビジネスや、プライベートで使用することを考えれば、これは理解できる。彼らはウェブでよくみられる機能やデザイン手法を、期待値として持つことが多くなり、場合によってはそれを要求するようになるのだ。
その中でも目立った一例が、ALTANA の備品注文システムだ。このシステムは完全にeコマースのメタファーを使っていて、ショッピングカートまである。人はものを選び出す特定の方法に慣れ親しむ。彼らがすでに使い方を知っている機能をデザインし、その既存知識を活かさない手はない。もう 1 つのよい例が IBM の大がかりなブログシステムの利用だ。このブログシステムには、他の人のブログをモニターするための、ダッシュボード・インターフェイスや、自分の記事やコメントへの追記機能まで備えている。しかしながら、これだけ騒がれているにもかかわらず、ほとんどの企業ではあまりビジネス・ブログを利用していない。
もっとタスクに関連性が高く、的を絞ったツールのほうが機能しやすい。たとえば Staples には、店長たちが広告に掲載されたセールの準備状況を交換するための、ブログに似た機能がある。しかし、この機能は個別に分かれたコミュニティー領域ではなく、イントラネット領域でマネージャーたちが広告チラシをみる領域のメモ帳に似た注釈フィールドに配置されている。このメモ書きは、この重要なタスクのためだけに、その時その場所でだけ必要なものなのだ。
最後にやっと、反面的なトレンドをみつけた。初めてのオーバーレイ画像の有効活用（コンテンツの上に画像が表示されるもの）だ。ウェブでこれは、最も目障りで、毛嫌いされる広告テクニックの 1 つだ。しかしながら、Allianz Australia はオーバーレイを効果的に使い、イントラネットの新しい有用な機能をハイライトして説明するのに成功している。もちろん、嫌われているウェブデザインと関連している手法を使うことに対し、普通なら警告を発するところだ。このような手法は、イントラネットの特異な環境によって、それが価値あるものになることが確実とわかった上で、きわめて注意深く用いられなくてはいけない。
モバイルアクセス
イントラネットへのモバイルアクセスは、未だそれほど行われていないが、今年度の入選した何社かは、モバイル用の機能を備えている。02 は BlackBerry 用に最適化された、モバイル用のイントラネットを持ち、ホームページを最も有用なリンクだけに絞って表示している。02 はまた、従業員のディレクトリとモバイル機能を、上手に融合させている。たとえば、コンタクト情報から直接その人の携帯電話へ SMS を送ることを可能にしている。
今年の入選者のもう一方のテレコム会社、Vodafone もまた、スマートフォン用に簡略化したページを表示するといった、大がかりなモバイルアクセスを提供している。そのモバイル用のイントラネットは、見出しの数を減らして、ユーザが小さな画面でニュースの一覧に目を通せるようにするといった、コンテンツの縮小を行っている。従業員ディレクトリといった重要な機能には、特別なユーザインターフェイスが使われていて、モバイルアクセスに最適化されている。
これらのモバイル用画面は、モバイル機器とネットワークがオフィスにいない時のビジネスマンにとって、とても有用なものに進化してきたことを痛感させてくれる。携帯電話はもはや、ただの電話ではない。最低でもイントラネットに、小さな画面用の機能が備わっていれば、イントラネットの遠隔端末にもなるのだ。このモバイル機器からのイントラネットアクセスを提供するトレンドは、現在この分野で（彼らのモバイル技術への高い関心とその素質によって）一歩リードしているテレコム会社たち以外に、このコンセプトの価値を理解する企業が増えるに従って、継続したトレンドとなるだろう。
トレーニングとeラーニング
今年みられたもう 1 つのトレンドは、イントラネットでのトレーニング領域の利用拡大だ。最も優れたデザインは多くの場合、伝統的なトレーニングとeラーニングを同じ領域に置いている。つまるところユーザにとって重要なのは、それがオンラインであろうが、教室であろうが、勉強であるということなのだ。また多くのイントラネットは、新入社員に自分たちの会社のことを知る手助けになるような、特別トレーニングを提供している。
METRO Group は特に、常に変化し続ける小売業界について、25 万人の従業員たちに教育する大がかりなeラーニング機能を持っている。多くのチュートリアルは、インタラクティブな Flash アニメーションとして表示され、統一されたインターフェイスがテキスト・画像・動画を融合させ、プレゼンテーションのテンポを保てるよう、簡単な操作が行えるようになっている。
eラーニングのユーザインターフェイス性能をこのように高めることは、重要だ。チュートリアルに画面を乗っ取られ、ウェブやイントラネットで味わえる自由を制限すると、混乱を招いたり、いらだちを覚えてしまう。
特筆すべき、個性的なeラーニング機能の例として、METRO Group の Knowledge Quest（知識探求）が挙げられる。この機能は、従業員に小売業の高等概念を教えるゲームだ。イントラネットでゲームは一般的でないが、eラーニングでは使い道がある。ゲームは学習に娯楽要素を与えることによって、学習意欲をかき立てることができるからだ。
娯楽要素について語る上で、O2 Fun Zone には触れておくべきだろう。O2 Fun Zone で従業員は、彼らの最重要製品の 1 つである、着信音をダウンロードすることができる。それ自体はeラーニングではないものの、着信音の使い方について、自分で直接体験してみることを後押ししている。O2 Fun Zone はまた、企業ブランドの入った祝日、誕生日、お見舞いなどのための電子カードを、従業員同士で交換できるようになっていて、社内のコミュニティー性を高めている。
ROI と期待される利用
IBM には、そのあだ名である “Big Blue” から名前をとった、従業員ディレクトリ BluePages がある。BluePages は私たちが今までにみた、何百という従業員ディレクトリの中でも、最も目を見張るものの 1 つだ。デザインチームの試算によると、このキラーアプリの再デザインによって、従業員の労働時間を月に 72 分節約できるという。同じように、管理職の領域を再デザインした結果、マネージャーごとに月 42 分の労働時間の節約になるという。このユーザグループの高い俸給を考えれば、特に重要な功績だ。
IBM の規模を考えると、イントラネットのデザイン改良による能率の向上は、膨大な金額に換算される。BluePages だけでも IBM は年間 1 億 9400 万ドル節約すると予想されている。もちろん、もっと小さな規模の会社では、このような大きな節約は望めないが、ユーザビリティの改善のための再デザインで、各従業員あたり月 1 時間の節約ができるとすれば、現実問題として考えることができるだろう。一般的にいえば、従業員 1 人あたり年間約 1000 ドルの節約が見込めることが多い。従業員 1000 人の中規模企業であれば、100 万ドルだ。
一般的にいえば、能率の向上について調べているイントラネットは少なすぎるため、正確な ROI の値がわかっていることは少ない。これは今年の入選者たちにもいえることだ。イントラネットの利用頻度の向上を計測して、「もし利用頻度が上がっているなら、よくなっているのだろう」というほうが一般的だ。
その前提でみると今年の入選者たちでいえば再デザインの後のページビューは平均 106 ％向上した。明らかに勝ち組のデザインだ。一般的には、ユーザビリティ向上のために再デザインの後の使用頻度には、100 ％を少し割るくらいの向上を期待するのほうが現実的だ。
それでもなお、もっと専門的なアプリケーションをアクセスしやすくするだけで、さらに多くの利用が見込める。たとえば Staples は「利益向上文化」プログラムというもので、従業員が経費削減や手続きの改善などにより、どのように会社の利益を向上させられるかを提案できる。Staples がこの提出プロセスをイントラネットに載せた時、従業員たちの提案数は 3 倍になった。Staples は、このプログラムを通して出てきたアイディアを基に、2 億ドルの経費削減を行えたと、試算している。
イントラネットの成功を、別の角度からみる方法として、イントラネットを利用する従業員の数を計測する方法がある。入選者たちでいえば、イントラネットを利用する従業員数の向上は、75 ％から 99 ％だった。当たり前のことだが、イントラネットを使う従業員の正確な割合は、彼らの仕事内容によって異なってくる。オフィスのスタッフやナレッジワーカーたちは、工場のフロアで働く人や、トランザクション処理を行う人に比べて、イントラネットの機能を頻繁に使う傾向にある。しかしながら、一般的に最低でも全体の 75 ％を目標にするのがよいだろう。もしイントラネットを利用しているのが、オフィスで働く従業員の半分以下であれば、そのイントラネットには致命的なユーザビリティの問題を抱えている可能性が高い。
ユーザビリティ方法論とデザインプロセス
イントラネットのデザインアプローチは、安定してきている。新しいデザインは使用可能期間が長くなってきている。平均すると今年の入賞者は、去年の入選者たちの平均 29 ヶ月を上回り、33 ヶ月の間イントラネットをデザインし直さなくてよかった。今年度入選者たちの再デザインプロジェクトの平均期間は 10 ヶ月と、比較的短い。
そのようなめまぐるしいデザインプロセスの中にあっても、プロジェクトチームたちは、比較的多数のユーザ調査に時間を割いている。これまでの 6 年間の結果を見渡すと、ユーザビリティの活動は、明らかに増えている。下の図は最初の 3 年と後の 3 年のイントラネット・プロジェクトがユーザビリティの方法論を使った回数を比較したものだ。
入選したイントラネット・プロジェクトで、主なユーザビリティ方法論を利用したプロジェクトの割合。
全ての方法論の利用が増加しているが、ヒューリスティック評価は特に増加している。これは、この方法論がユーザインターフェイスの評価を、既知のユーザビリティ原理（つまりは「ヒューリスティック」）に基づいて行うため、納得できる結果だ。イントラネットの初期段階には、イントラネットのユーザビリティに関してドキュメントされた調査結果が存在しなかったため、この方法論を利用するのが難しかったのだ。それとは対照的に、今日のイントラネットデザイナーたちは、文書化された調査結果や、体系化されたイントラネット・ユーザビリティの知識を使うことができ、自分たちの作ったデザインを評価するのに、利用可能になっている。
アクセシビリティは未だに、ほとんどのイントラネットでは重要視されていない課題だ。しかしながら、多くのイントラネットのデザインが、障碍者を考慮して、アクセシビリティの機能を盛り込んでいる。実際に障碍者を使い、アクセシビリティテストを行うまでに至っているプロジェクトはごくまれだが、いくつかのプロジェクトは、固定したフォントサイズなど、基本的なアクセシビリティ・ガイドラインに従ってデザインしていた。
このアクセシビリティへの関心が増大したのには、今年度の入選者たちの規模が、今までの入選者たちの規模と、平均でみれば大きくなっていることに関係しているかもしれない。企業規模が大きければ、障碍を抱える従業員の数も多くなり、それに伴ってイントラネットのアクセシビリティの及ぼす影響も大きくなる。大企業はまた、ユーザビリテの待遇を特に必要とすることが多い、高齢者が働いている可能性も高い。
イントラネットのブランド化
自社のイントラネットに、特別なブランド名をつけるべきかどうか。これは永遠の議論の種だ。初期の入選者たちの場合、意見はほぼ半々だった。59 ％がブランド名を持ち、残りの 41 ％は単に「イントラネット」と呼ばれていた。だが、今年はブランド名をつけるほうが急増した。入選者の 80 ％がブランド名をつけていたのだ。
今年入選したブランド名がついたイントラネットは、insite、My One Place、On Demand Workplace (ODW)、WorldNet、Networking、vitalO2、Staples@work、そして vista だ。
特に去年の入選者では、たったの 50 ％がブランド名をつけていたのだから、今年 1 回の結果ではトレンドと呼ぶには、ふさわしくない。また、名前のない素晴らしいデザインは、派手な名前のついたお粗末なイントラネットを簡単に打ち負かすことができる。イントラネットでは、デザインやページ構成の統一性のほうが、どんな名前よりも、ブランドイメージに影響を与えるのだ。
最後にいっておくが、ブランドを強調しすぎる必要は全くない。イントラネットは、社内で使うもので、他の 50 社のイントラネットと競争しているわけではないのだ。私たちがみた中には、イントラネットを様々な部署の広告、またはイントラネット自体の宣伝で、溢れかえらせてしまっているものもあった。そのような過度なプロモーションは、災いをもたらす。よくてユーザが無視してくれるケース、最悪の場合ユーザの能率を劇的に下げてしまうことになる。
詳細なレポート
2006 年度入選者たちの スクリーンショットを 193 枚含む 287 ページのイントラネットデザイン年鑑がダウンロード可能。
2006 年 1 月 23 日
